第一章 总则
第一条 学生档案是指学生从高考录取入校到毕业期间所形成的各种文件材料,是学生在校学习、生活、成长的真实记录。学生档案管理旨在对学生在校期间所形成的各种材料进行整理、归档,提供学生档案的查证、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等服务。
第二条 为适应学校学生档案管理工作的需要,实现学生档案管理动态化、标准化、规范化、科学化,确保学生档案材料的真实、齐全、完整和安全,充分发挥学生档案在学生管理工作中的作用,为用人单位提供可靠依据。根据《普通高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号)以及国家有关学生管理工作的政策规定,结合学校实际修订本办法。
第三条 按照档案集中统一管理的原则,学校的学生档案由学生处集中保管,各院系及相关部门(学生处、教务处、招就处、组宣部、团委)指定专人负责学生档案材料的登记、收集、整理和报送工作。学生处负责收集、汇总、分类、整理、归档,管理学生在校期间政治、思想、学习、考试、考核、奖惩等方面材料,以保证档案材料的系统、完整。
第二章 学生档案材料归档内容及接收办法
第四条 本办法所称学生档案,是指普通全日制本专科学生档案。学生档案分入学前档案和在学校期间充实的档案。
入学前档案是学生入校前中学阶段的档案材料,包括:高中毕业生登记表、高中综合素质评价表、高考报名登记表及体检表(包括电子档案打印件),入团、入党材料、奖励材料和处分材料等。
在学校期间充实的材料包括:
(一)学生入学材料:入学通知书(正本)、入学登记表;
(二)学生在校学习材料:历年学生年度鉴定表、党团材料、学生成绩总表;
(三)毕业材料:《高等学校毕业生登记表》、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》(存根);
(四)奖励证明材料:学生获得校级及其以上的奖励审批材料(包括三好学生、优秀学生干部、优秀党团员、各类奖学金等);
(五)违纪处分材料:学生触犯国家法律、违反学校管理规定受到纪律处分的处理决定;
(六)组织发展材料:学生加入中国共产党、共青团的组织审批材料;
(七)学籍异动材料:学生保留学籍、休学、复学、退学、转学、转专业、留降级、出国等原因引起的学籍变动的相关证明材料;
(八)其它供组织人事部门参考的应当归档的材料。
第五条 所有归档材料,均要求由相关部门负责人按照“以班为单位,以学号为顺序”的移交方式(以下简称:移交方式),按时移交学生处(否则不予受理),并办理相关移交登记手续。
第六条 新生档案的建档内容及接收办法
(一)新生入学注册取得学籍后,由各院系辅导员督促学生提
取各自的高考/高中档案,并对其进行审核,然后根据班级、学号进行整理、编号,装入学校统一印制的档案袋(新生档案袋、学生入学登记表于每年9月中旬统一领取)。
(二)新生入学后档案未到和档案材料不全的,由辅导员负责督促、催交,限其在2个月内把所缺材料送达学生处学籍管理科归档。本人党、团材料入学时未带者,由本人负责向原学校索要,一学期内归档。
(三)新生建档时,辅导员应当将其入学通知书(正本)和入学登记表一并装入档案袋,并按档案袋封面上的要求填写学生档案材料信息。新生建档工作完成后,于每年10月底前按移交方式将全部档案移交学生处学籍管理科。
第七条 学生在校期间归档内容及接收办法
(一)学生年度鉴定表由各班辅导员于每年9月中旬开始领取,于每年11月底完成整理,并收齐按移交方式移交学生处学籍管理科归档。
(二)学生的学籍异动材料由学生处学籍管理科审定后归档。
(三)三好学生、优秀学生干部、优秀党团员、各类奖学金登记表及学生触犯国家法律、违反学校管理规定受到纪律处分的处理决定由学生处学生管理科整理后按移交方式及时移交学生处学籍管理科归档。
(四)学生在校期间的成绩总表由教务处负责审定并加盖公章后,于每年5月底前按移交方式移交学生处学籍管理科归档。
(五)学生在校期间的入党、入团材料由组织部门审定后按移交方式移交学生处学籍管理科归档。
(六)其它经学校审定认为有必要归档的材料由相关部门负责整理后,按移交方式及时移交学生处学籍管理科归档。
第八条 毕业生档案归档内容及接收办法
(一)《高等学校毕业生登记表》由各班辅导员于每年3月中旬开始领取(与毕业生最后一年的年度鉴定同步进行),于每年5月底前完成整理,并收齐按移交方式移交学生处学籍管理科归档。
(二)《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》由招生就业指导中心、学生处学籍管理科审定归档。
(三)毕业生的档案材料是用人单位选拔毕业生的重要依据,为把毕业生档案及时转递到用人单位,校内各有关单位务必于每年毕业生毕业前1个月(5月底前),将毕业生归档材料按移交方式移交学生处学籍管理科归档。
第三章 档案关系变动的管理
第九条 因转学需要档案关系变动的,由学生持转学审批表到学生处学籍管理科办理;因退学需要档案关系变动的,由学生持退学审批表到学生处学籍管理科办理。
第十条 在校学生因申请出国需将档案转出的,由于国家目前尚无明文规定,可由学生本人与学生处双方参照国家有关规定协商解决档案的存放事宜。
第四章 学生档案的转递办法
第十一条 毕业生档案在毕业后1个月内,按照毕业生就业通知书转递到毕业生的就业单位或人才交流机构。继续升学或需办理暂缓就业手续的毕业生有特殊情况,需将档案保留在学校的,可由学生本人与学生处双方参照国家有关规定协商解决档案的存放事宜。
第十二条 委托他人提取档案的,必须持委托人的身份证或有效证件。特殊情况(如在校生参军入伍)经学生处处长同意方可转递。
第十三条 用人单位提取毕业生档案时,必须持单位人事部门介绍信和本人身份证(工作证),档案管理人员认真登记后方可转递学生档案。
第十四条 学生档案转递应办理登记手续,填写“学生档案转递登记册”,通过机要部门或专人派送,原则上不准自带。如因就业等原因确需自带的,应持就业单位人事部门同意本人自带档案的证明信,经档案管理人员审定后方可自带,若档案丢失,由本人负责。
第十五条 学生处妥善保存好历年档案的转递记录,供用人单位和毕业生查询。
第十六条 根据毕业生申请,在规定的自主择业期内(2年内),档案可以存放在学校。凡与单位签订正式就业协议的学生档案由学校统一寄送到用人单位人事部门或上级主管(人事代理)部门,档案寄送地址按照就业协议书“档案转寄详细地址”信息要求填写。
第五章 学生档案的整理要求
第十七条 凡按规定应由个人填写的档案材料,本人必须如实填写,在署名时必须署本人身份证法定姓名,且与入学录取名册中的姓名相符,不得用同音字或不规范用字代替,未经批准不得擅自更改。
第十八条 辅导员及相关部门负责人在归档材料内容的填写过程中必须认真书写,不得使用不规范用字、错别字或同音字,字迹要清楚、工整,一律使用兰黑色或黑色钢笔或签字笔填写。归档材料一律不能使用复印件。
第十九条 辅导员及相关部门负责人应完整移交归档材料,内容不完整或有缺损的材料不予归入档案,归档的材料必须有负责人的签字及单位公章。
第六章 学生档案的管理要求
第二十条 学生档案管理人员要经常检查学生档案,防止失火、虫蛀、进水、磨损、丢失、涂改等现象的发生。
第二十一条 学生档案管理人员在工作中要坚持原则,忠于职守,严守保密纪律,不断提高档案管理业务知识和实际操作技能。档案管理人员如发生工作变动,在做好档案的交接手续后方可离岗。
第二十二条 学生档案管理人员对档案材料要及时收集、动态管理,据实立档,据实用档,对所收集的材料,一定要做到材料齐全,内容真实,签署完备。
第二十三条 学生处学籍管理科负责有关档案事宜的来人、来电、来函查询工作。
第七章 学生档案的查阅要求
第二十四条 各院系主管学生工作的干部、辅导员或有关部门因工作需要查询、借阅档案的,经学生处处长同意后,到学籍管理科申请查阅本院系学生的档案。
第二十五条 学生档案原则上不外借,一般仅限在档案室内查阅,特殊情况需借出时必须说明理由,经有关领导批准后方可借出,借出的档案在三日内必须归还。
第二十六条 借档人应严格遵守保密制度和阅档规定,保证档案的安全,借出的档案不得带到宿舍或公共场所,不得转借他人或向他人泄漏档案内容,不经允许不得复印、拍照档案内容,不得转交他人代为归还。
第二十七条 借档人阅档时不得涂改、添注、勾划、损坏档案材料,不得随意抽取、撤换或增加档案零星材料。查阅2份以上档案时,不要同时打开,防止装错或丢失。如发现档案中有问题,应及时向档案管理人员说明,由学生处学籍管理科按有关规定处理,借阅人不得擅自作主进行处理。
第二十八条 校外单位、公安机关、公证机关来校查阅学生档案应持单位介绍信,经学生处领导批准后在校内相关部门带领下到学生处学籍管理科查阅,档案不得带出学校。
第八章 附则
第二十九条 本办法自公布之日起执行,学生档案材料发放及归档时间已在本办法中详细规定,不再另行通知,应严格遵照执行。本办法由学生处负责解释。
附件:学生档案材料发放及归档时间表